کترینگ رفتاری
logo-top main1_03-e1424338564946 /

تشریفات فوق حرفه ای و جشن ها و عزاداری ها

مه 28 2016

تشریفات فوق حرفه ای و جشن ها و عزاداری ها

نگارش: محمد علی معصومی

الف: تقسيم بندي اعياد و جشن‌ها

1- اعياد و جشن هاي كشور متبوع نمايندگي

2- اعياد و مراسم كشور محل توقف

3- اصولي كه به طور اعم مي‌بايست در مورد كارت دعوت رعايت شود

– برگزاري جشن‌ها و ضيافت هاي رسمي و شركت در اينگونه مراسم و نيز ترتيب برپیي عزاداري رسمي و شركت در مراسم مربوطه از جمله اشتغالات اصلي هيأت‌هاي ديپلماتيك مي‌باشد.

– بدون اغراق بيشترين گزارشاتي كه ديپلمات‌ها از كشور محل مأموريت تهيه مي‌كنند حاصل شركت در اين گونه مراسم مي‌باشد.

– اين نوع مراسم به هر مناسبتي كه برگزار شود از لحاظ تقدم تشريفاتي حیز اهميت است و مقررات مربوط به آن مي‌بايست رعايت گردد.

– با توجه به اهميتي كه برگزاري جشن ها و ضيافتهاي رسمي دارد و حساسيتي كه به طور عموم نمايندگان كشورها و اعضاء هيأت‌هاي ديپلماتيك براي شركت در اين مراسم قیل مي‌شوند، وقوف به ظریف و دقايق مسایل تشريفاتي حیز كمال اهميت است و بخش مهمي از هيأت كاري اعضاء هيأت‌هاي ديپلماتيك را تشكيل مي‌دهد و كتاب‌ها و دستورالعمل‌هاي متعددي براي انجام صحيح آن تهيه شده است.

الف- تقسیم بندی اعياد و جشن‌ها

اعياد و جشن‌ها معمولاً به دو نوع قابل تقسيم هستند:

  1. اعياد و جشن هاي كشور متبوع نمايندگي

– اعياد، مراسم و جشن‌هاي كشور متبوع نمايندگي، از لحاظ نحوه برگزاري جشن‌ها، تعطيلات و برافراشتن پرچم تابع مقررات و تعاليم دولت فرستنده هستند، ضمن اينكه ملاحظات و مقتضيات كشور محل توقف نيز مي‌بايست رعايت شود.

– مأموريت‌هاي ديپلماتيك در برگزاري جشن‌ها و مراسم روز ملي خود مقتضيات دولت پذيرنده را رعايت نموده و به طور مثال در روزهاي تعطيل رسمي و يا عزاي ملي مبادرت به برگزاري جشن يا ميهماني نمي‌نمايند.

  1. اعياد و مراسم كشور محل توقف

– اعياد، و جشن‌هاي كشور محل توقف تابع مقررات و رسوم محل مي‌باشد و مقررات مربوط بوسيله تشريفات محل تدوين و در اختيار هيأت‌هاي ديپلماتيك قرار مي‌گيرد.

– به طور معمول مقدم السفراء به چگونگي انجام اين مراسم اشراف داشته و رؤساي هيأت‌هاي ديپلماتيك مي‌توانند از طريق ملاقات با وي به اطلاعات مربوطه دسترسي پيدا نمايند.

– در خصوص اعياد اسلامي و مقررات مربوط به آن مي‌توان از راهنمیي مقدم السفراي كشورهاي اسلامي استفاده نمود.

– در هر صورت برپیي جشن‌ها و ضيافت و شركت در مراسم مختلف تشريفاتي يكي از طرق اصلي ايجاد ارتباط و تماس با هيأت‌هاي ديپلماتيك و مقامات كشور پذيرنده مي‌باشد و در برگزاري اينگونه مراسم مي‌بايست شیونات و مقتضيات كشور فرستنده و پذيرنده مورد توجه قرار گيرد.

– برگزاري روز ملي يكي از مهم ترين رويدادهاي يك نمايندگي مي‌باشد و بطور معمول اصول زير مي‌بايست در برپیي اين ميهماني مورد توجه قرار گيرد:

  1. حصول اطمينان از عدم تلاقي روز ملي با روز ملي كشور محل توقف و يا روز ملي يك نمايندگي ديگر و يا تقارن آن با يك روز عزاي ملي در كشور پذيرنده.
  2. در صورت تقارن، ميتوان روز ملي را چند روز قبل و يا چند روز بعد از روز ملي برگزار نمود.
  3. تهيه فهرست ميهمانان، شامل شخصيت هاي كشوري و لشكري، ارباب جرايد و راديو تلويزيون، شخصيت هاي فرهنگي، دوستان سفارت، رؤسا و اعضاء هيأت هاي ديپلماتيك مقيم، برگزيده اي ايرانيان مقيم.
  4. ارسال دعوت نامه حداقل 8 روز قبل از تاريخ برگزاري روز ملي و يادآوري تاريخ برگزاري روز ملي به ميهمانان مهم در موقعيت هاي مختلف
  5. در صورت عدم اطمينان به پست محل، شايسته است كارتها بوسيله پيك نفر و يا رانندگان نمايندگي توزيع شود.
  6. تشكيل كميته برگزاري روز ملي با حضور ریيس و اعضاء نمايندگي حداقل يك ماه قبل از تاريخ برگزاري روز ملي و داشتن جلسات منظم در طي هفته براي بحث در مورد چگونگي برگزاري روز ملي، تقسيم وظایف و پي گيري و انجام امور.
  7. انتخاب محل مناسب براي برگزاري روز ملي و ترجيحاً استفاده از محل اقامت سفير، در صورت مناسب بودن آن.
  8. وجود تناسب لازم بين محل برگزاري مراسم و تعداد ميهمانان.
  9. انتخاب منوي غذیي مناسب جهت پذيریي از ميهمانان و لزوماً استفاده از غذاهاي ايراني در فهرست غذاهاي عرضه شده و اجتناب از انتخاب غذاهاي ناآشنا و يا ماهيان تيغ دار.
  10. رعايت ملاحظات كشور ميزبان در برگزاري روز ملي، بطور مثال عدم برگزاري ميهماني در روزهاي تعطيل و يا روز عزاي كشور محل توقف.
  11. انعكاس رسمي برگزاري روز ملي به تشريفات وزارت امور خارجه محل، پليس حفاظت و پليس راهنمیي براي كنترل ترافيك.
  12. تهيه چك ليست اقدامات بمنظور كنترل اقداماتي كه بايد انجام شود.
  13. پيش بيني برق اضطراري در كشورهیي كه امكان قطع برق شهر وجود دارد.
  14. تنظيم استقرار همكاران در روز ميهماني و توجيه آنان در خصوص چگونگي انجام وظایف خود.
  15. پيش بيني نحوه استقبال از ميهمانان و پيش بيني هیي براي نگهداري پالتو و كلاه آنان.
  16. ايجاد ارتباط با ميهمانان و مبادلة كارت ويزيت به آنان و هدايت ميهمانان به ميزهاي بوفه به هنگام سرو غذا
  17. عدم تجمع همكاران نمايندگي در يك نقطه و لزوم پراكنده شدن آنان در زواياي مختلف ميهماني و مراقبت از ميهمانان.
  18. پيش بيني ترتيبات لازم براي استقبال، پذيرايي و بدرقه از ميهمانان عالي رتبه نظير ریيس جمهور، ریيس دولت، رؤساي مجلس و مقامات قضایی و وزرا
  19. پيش بيني شيوه مناسبي براي اطلاع از حضور ميهمانان عالي رتبه و تهيه فهرست آنان براي نوشتن گزارش تشريفاتي.
  20. سركشي به ميزهاي غذا و نوشابه و كنترل پي در پي اين امر.
  21. مراقبت در جمع آوري ظروف و ليوان‌هاي استفاده شده و انتقال اين ظروف به خارج از سالن پذيرايي.
  22. هدايت ميهمانان از اطراف ميز بوفه به نقاط ديگر و فراهم آوردن امكانات پذيرايي براي ساير ميهمانان.
  23. تشكر از ميهماناني كه سبد گل به ميهماني ارسال داشته‌اند و گماردن فردي براي اطلاع به موقع اين امر به ریيس نمايندگي براي سپاسگزاري حضوري.
  24. بدرقه ميهمانان در درب خروجي توسط ریيس و يا معاون نمايندگي.
  25. مراقبت از ارباب جرايد و راديو تلويزيون براي دادن پوشش خبري مناسب به ميهماني.

ملاحظات:

– برگزاري ميهماني روز ملي مهم ترين رويداد يك نمايندگي در طول سال مي باشد و شايسته است كليه اعضاي نمايندگي در برگزاري شايسته آن مشاركت داشته باشند.

– در ميهماني روز ملي مي بايستي نخبه اي از مقامات محلي و هيأت هاي ديپلماتيك و ايرانيان مقيم دعوت شوند و از دعوت افراد غير قابل پيش بيني اجتناب شود.

– ملاحظات حفاظتي و امنيتي در اين ميهماني مي بايستي پيش بيني و مراقبت هاي لازم از طريق هماهنگي با پليس محل معمول گردد.

– ترتيباتي براي كنترل ميهمانان و پذيرايي مناسب از آنان در نظر گرفته شود.

– در پايان ميهماني گزارش جامعي از چگونگي برگزاري ميهماني و تعداد ميهمانان عالي رتبه و چگونگي حضور رؤسا و اعضاي هيأت‌هاي ديپلماتيك براي اداره سياسي مربوطه و اداره كل تشريفات ارسال گردد.

– در پايان مراسم نقاط قوت و ضعف نمايندگي مستند سازي و براي سال بعد مورد استفاده قرار گيرد.

3- اصولي كه به طور اعم مي‌بايست در مورد كارت دعوت رعايت شود

– مناسبت، روز، تاريخ، ساعت و نشاني محل ميهماني در روي كارت مشخص باشد.

– دعوت نامه مي‌تواند كليشه شده، نيمه كليشه و يا دست نويس باشد.

– دعوت نامه همواره با ضمير سوم شخص آورده مي‌شود.

– دعوت نامه را مي‌توان بوسيله تلفن ابلاغ و يا بوسيله فاكس، ايميل، تلگراف و يا پست ارسال داشت.

– دعوت نامه رسمي مي‌بايست آرم كشور فرستنده را داشته باشد.

– زمينه كارت دعوت رسمي بهتر است سفيد انتخاب شود.

– به طور معمول در ذيل كارت دعوت، نوع لباس مشخص و يا از عبارت‌هاي زیر استفاده مي‌شود:

Informal، Dress Optional  و يا Casual

– براي اعلام حضور يا عدم حضور از عبارت R.S.V.P به معني لطفاً پاسخ دهيد استفاده مي‌شود و در صورت عدم حضور Resret Only  در ذيل كارت قيد مي‌شود.

– در پاسخ به كارت هاي دعوت شايسته است ظرف 24 ساعت پاسخ داده شود.

– تأخير در پاسخ به اندازه‌اي كه باعث سؤال مجدد ميزبان شود دور از نزاكت است.

– در كارت دعوت رسمي اسم فرد دعوت شونده ذكر مي‌شود و قاعدتاً فرد ديگري مجاز به شركت در ميهماني نيست، مگر اين كه اين امر با ميزبان هماهنگ شود.

– در ميهماني‌هاي نشسته و رسمي قبل از ارسال كارت دعوت، به وسيله تلفن تاريخ و موضوع دعوت به مدعوين اطلاع و در صورت دريافت پاسخ مثبت كارت دعوت ارسال مي‌گردد.

– در صورتي كه دعوت شونده، به طور يقين از امكان حضور خود در ميهماني اطمينان ندارد، بهتر است زودتر آن را رد نمايد، تا اينكه در آخرين فرصت عدم حضور خود را اطلاع دهد.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.